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Cómo agilizar el proceso de conciliación bancaria con RPA


29 noviembre 2023

Lectura: 7 minutos

Dicen que el dinero vuela. Y si realmente es así, no puedes permitir que sea como un OVNI: algo volátil que no puedes identificar ni monitorear. Todo lo contrario, porque para una empresa es fundamental hacer un seguimiento de las transacciones financieras con fines contables. Es por eso que existe la conciliación bancaria, precisamente para tener un control financiero en las cuentas de tu compañía.

En este artículo de blog, te explicamos qué es una conciliación bancaria y cómo la automatización robótica de procesos (RPA) permite agilizar esta tarea. ¡Comencemos!

¿Qué es una conciliación bancaria?

Toda persona que trabaja en contabilidad sabe que la conciliación bancaria es una de las tareas más importantes. Se trata del proceso en que las empresas revisan sus extractos bancarios para comprobar que los registros financieros sean precisos. Es decir, es un trabajo de comparación y documentación. ¿Qué se compara? El extracto de un periodo determinado con las transacciones documentadas.

En un mundo ideal, el contador o la contadora sólo encuentra coincidencias y del techo de su oficina cae papel picado en señal de celebración. Acto seguido, actualiza las transacciones en el software de contabilidad. Pero este escenario no siempre es así, ya que las diferencias existen y es necesario averiguar por qué. 

Generalmente, la discrepancia se debe a un error cometido durante el ingreso de una transacción, por lo que es necesario corregirla. A continuación, veamos los 5 pasos comunes de una conciliación bancaria:

  1. Ingreso manual de las transacciones desde extractos al libro mayor.
  2. Comparación de extractos con las cuentas.
  3. Identificación de diferencias entre extractos y cuentas.
  4. Resolución de las discrepancias.
  5. Conciliación de los registros.

Cuando se lleva a cabo de forma manual, el proceso de conciliación bancaria puede ser tedioso y propenso a errores. ¿Quieres saber cuáles son?

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​Principales problemas en conciliación bancaria

Si te preguntas si este proceso es desafiante, la respuesta es claro que sí. Veamos algunos de los problemas que se encuentran comúnmente durante una conciliación bancaria.

  • Entradas duplicadas: suele ocurrir producto de un error humano o del sistema.
  • Discrepancias de fecha y hora: pueden surgir debido a diferencias en zonas horarias, relojes del sistema, tiempo de transacciones y horas límite locales.
  • Diferencias en formatos de fecha: la mayoría de las veces, los diversos formatos de fecha entre sistemas crean desajustes y confusión.
  • Errores tipográficos: una coma adicional, la presencia de caracteres involuntarios o un error ortográfico pueden ser un problema.
  • Transacciones múltiples: ¿tienes una sola factura que consta de transacciones múltiples? Adivina: habrá complicaciones en el proceso de conciliación.

Todas estas discrepancias han estado presentes en el proceso de conciliación bancaria durante décadas. Algunas empresas financieras abordan este desafío por medio de métodos tradicionales, mientras que otras prefieren la automatización a pequeña escala a través de macros de Excel y scripts de Visual Basic. 

Para asegurar un buen control financiero, te recomendamos el uso de la automatización robótica de procesos y aquí te explicamos las razones.

​¿Qué es una conciliación bancaria con RPA?

En la nota de blog titulada “Si quieres entender mejor a tu cliente, debes conocer qué es web scraping”, te presentamos a uno de los seres más rápidos del último tiempo: Usain BOT. Se trataba de una metáfora para resaltar la importancia que tienen los robots virtuales en los procesos empresariales.

Pues bien, cuando hablamos de conciliación bancaria, la automatización robótica de procesos (RPA) es un aspecto esencial en el mundo empresarial de hoy. Básicamente, ayuda a las instituciones financieras a optimizar procesos comerciales que son repetitivos y complejos, especialmente cuando se realizan de forma manual.

Con herramientas de RPA puedes crear bots que están entrenados para ejecutar diferentes tareas y simular acciones humanas en los bancos. Por ejemplo, operaciones como conversión de moneda, iniciar sesión en cuentas, aprobar préstamos, procesar transacciones bancarias, recuperar datos y, cómo no, llevar a cabo las conciliaciones bancarias.  

Estos mecanismos de automatización son cada vez más utilizados en la industria bancaria, ya que reducen el tiempo de ejecución, el margen de error y las ineficiencias de los procesos manuales, haciendo que la operación sea más eficaz y escalable.

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¿Cómo implementar la conciliación bancaria usando RPA?

Todo dependerá de tu proveedor y del tipo de software que utilices, pero en general, los pasos que se llevan a cabo durante un proceso de automatización para conciliación bancaria son los siguientes:

  1. Identificar cuáles datos se deben extraer y dónde.
  2. Reconocer cuáles datos se deben ingresar y dónde.
  3. Establecer dónde se deben realizar las verificaciones.
  4. Determinar cuáles decisiones se deben tomar y dónde.
  5. Verificar dónde se deben generar informes.
  6. Asignar roles.
  7. Construir flujos de procesos de automatización.
  8. Analizar y probar flujos de automatización.
  9. Automatizar la recuperación de datos, validación, verificación, decisión y generación de informes.
  10. Testear todo el flujo del proceso de automatización.
  11. Puesta en marcha de la automatización en los sistemas de producción.
  12. Monitorear el rendimiento de la automatización.
  13. Realizar una auditoría después de implementar la automatización.
  14. Analizar los hallazgos de la auditoría y realizar cambios si es necesario.
  15. Redistribuir la automatización en los sistemas de producción.

Conciliación bancaria ejemplo

Siempre es ilustrativo revisar un caso de uso para conocer en profundidad cómo las automatizaciones ayudan en los procesos financieros. ¡Veamos un ejemplo!

El problema

Una institución financiera no bancaria necesita automatizar el proceso de conciliación, ya que tiene 1890 cuentas repartidas en 24 bancos diferentes. Para completar esta tarea requiere el esfuerzo de 4 trabajadores, los cuales necesitan 10 horas laborales para llevar a cabo el proceso.

La solución

Se implementan bots inteligentes personalizados y capacidades avanzadas de procesamiento de datos, lo que permite un enfoque fluido y eficiente para conciliar los asientos contables con los extractos bancarios. ¿Cómo lo hacen?

  1. Los bots inician sesión de forma segura en los portales bancarios mediante autenticación OTP.
  2. Descargan los extractos bancarios, limpian los datos sin procesar y descifran estadísticas.
  3. A través de algoritmos avanzados de reconocimiento de patrones, se decodifican las descripciones de pago para la identificación del proveedor.
  4. Finalmente, se asegura un proceso de conciliación estandarizado y optimizado.

El resultado

A través de la implementación de RPA, se logran los siguientes resultados para la institución financiera:

  • 85% de tiempo ahorrado en el procesamiento de transacciones.
  • 100% de precisión lograda.
  • 95% de reducción en procesos manuales.
  • Informes diarios y puntuales para trabajadores.

Conoce TTPay de Ionix

Para nosotros, la automatización de procesos financieros es un imperativo. Por eso creamos TTPay, una solución SaaS que integra Web Scraping as a Service con RPA para automatizar tareas como la conciliación bancaria en Latinoamérica.

 

  1. Web Scraping as a Service (WaaS): para obtener de forma rápida y segura datos valiosos de sitios web, sin la necesidad de mantener una infraestructura para este fin.
  2. RPA: para liberar a tu equipo de tareas repetitivas mediante robots de software, los cuales automatizan actividades en sistemas informáticos.

 

Lo mejor de todo es que con este servicio tú mismo puedes configurar tus robots y administrar las credenciales que utilizarán para extraer información de las distintas fuentes financieras. Todo lo que recopiles te ayudará a alimentar tus RPA y así facilitar las conciliaciones bancarias en procesos transaccionales.

¿Qué esperas? Comienza a automatizar tus procesos

Con todo lo que te hemos descrito, queda claro que la automatización robótica de procesos (RPA) es un sistema de avanzada. Definitivamente llegó para quedarse debido a su capacidad para mejorar la calidad y eficiencia de los procesos empresariales.

¿Quieres contactarte para evaluar el desarrollo de algún producto financiero?

Sí, quiero una solución a la medida de mi empresa.